Formazione dei dipendenti

Competenze, scadenze e formazione obbligatoria in un unico ambiente digitale

La formazione dei dipendenti non è più un’attività occasionale.

Sicurezza sul lavoro, aggiornamenti professionali, introduzione di nuove tecnologie, cambiamenti organizzativi, nuove mansioni e sviluppo delle competenze rendono la formazione una componente permanente della gestione delle risorse umane.

Per un’azienda questo significa dover conoscere, in ogni momento:

chi deve essere formato;

su quale materia;

entro quale data;

quale corso è già stato frequentato;

quando scade un aggiornamento;

dove si trova l’attestato;

quali competenze possiede il lavoratore;

quali attività formative devono ancora essere programmate.

JOBTIMEHR permette di organizzare queste informazioni all’interno del profilo del dipendente e di trasformare la formazione in un processo strutturato e facilmente controllabile.

Formazione non significa soltanto frequentare un corso

Una corretta gestione della formazione può essere suddivisa in diverse fasi.

Individuazione del fabbisogno

L’azienda stabilisce quale formazione sia necessaria in relazione alla mansione, al ruolo, ai rischi, alle competenze possedute e agli obiettivi organizzativi.

Programmazione

Viene individuato il corso, la data, il soggetto interessato e l’eventuale scadenza entro la quale la formazione deve essere completata.

Assegnazione

Il percorso formativo viene associato al singolo dipendente o a gruppi di lavoratori.

Partecipazione

Viene registrata l’effettiva partecipazione.

Verifica

Quando prevista, viene registrato l’esito della verifica di apprendimento.

Attestazione

L’attestato o la documentazione relativa alla formazione viene associata al lavoratore.

Aggiornamento

Il sistema permette di individuare le attività che devono essere ripetute o aggiornate nel tempo.

In questo modo la formazione non rimane un insieme di documenti separati.

Diventa parte della storia professionale del lavoratore.

La formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro

Uno degli ambiti nei quali la formazione assume maggiore rilevanza normativa è quello della salute e sicurezza nei luoghi di lavoro.

L’articolo 37 del D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81 stabilisce che il datore di lavoro deve assicurare che ciascun lavoratore riceva una formazione sufficiente e adeguata in materia di salute e sicurezza, anche rispetto alle conoscenze linguistiche.

La formazione deve riguardare, tra gli altri elementi:

• i concetti di rischio, danno, prevenzione e protezione;

• l’organizzazione della prevenzione aziendale;

• i diritti e i doveri dei soggetti coinvolti;

• i rischi connessi alle mansioni svolte;

• le misure e le procedure di prevenzione e protezione applicabili.

Quando deve essere effettuata la formazione

La normativa non considera la formazione un adempimento da effettuare una sola volta all’ingresso del lavoratore in azienda.

L’articolo 37 del D.Lgs. 81/2008 prevede che formazione e, quando previsto, addestramento specifico intervengano in occasione:

della costituzione del rapporto di lavoro;

del trasferimento o del cambiamento di mansioni;

dell’introduzione di nuove attrezzature di lavoro;

dell’introduzione di nuove tecnologie;

dell’utilizzo di nuove sostanze o miscele pericolose.

Il Ministero del Lavoro ha ribadito nel 2026 queste condizioni applicative nelle FAQ dedicate alla nuova disciplina della formazione in materia di sicurezza.

Per questo la formazione deve essere collegata alla storia reale del lavoratore.

Un cambio di mansione può generare un nuovo fabbisogno.

L’introduzione di una nuova macchina può richiedere formazione o addestramento.

Un nuovo rischio può rendere necessario un aggiornamento.

JOBTIMEHR permette di associare questi eventi direttamente al dipendente interessato.

Il nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025

Dal 2025 il quadro relativo alla formazione in materia di salute e sicurezza è stato profondamente riorganizzato.

La Conferenza Stato-Regioni ha approvato il 17 aprile 2025 il nuovo Accordo sulla formazione prevista dal D.Lgs. 81/2008, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 119 del 24 maggio 2025.

Il nuovo Accordo ha accorpato e rivisto diversi precedenti accordi e disciplina durata, contenuti minimi e modalità dei percorsi formativi in materia di salute e sicurezza.

La nuova disciplina interessa, secondo i casi:

• lavoratori;

• preposti;

• dirigenti;

• datori di lavoro;

• responsabili e addetti del servizio di prevenzione e protezione;

• soggetti che operano in particolari contesti lavorativi;

• ulteriori figure individuate dalla normativa.

Per un’azienda diventa quindi ancora più importante disporre di un quadro aggiornato della formazione effettuata da ogni persona.

Formazione generale e formazione specifica

La formazione del lavoratore in materia di sicurezza comprende una parte generale e una parte collegata ai rischi effettivamente presenti nell’attività svolta.

Non è quindi sufficiente registrare genericamente:

“corso sicurezza effettuato”.

È molto più utile conoscere:

il tipo di percorso;

la data;

la durata;

l’eventuale livello o contenuto specifico;

l’ente o soggetto formatore;

l’esito;

l’attestato;

la data dell’eventuale aggiornamento.

JOBTIMEHR consente di trasformare ogni corso in una scheda formativa completa.

Formazione e aggiornamento

Alcune attività formative non terminano con il primo corso.

La normativa, gli accordi applicabili o le caratteristiche della specifica attività possono prevedere successivi aggiornamenti.

Questo significa che l’azienda deve evitare che un attestato venga semplicemente archiviato e dimenticato.

JOBTIMEHR permette di associare al percorso:

data di effettuazione

eventuale data di scadenza

data prevista per l’aggiornamento

stato della formazione

In questo modo è possibile individuare preventivamente i corsi che richiedono attenzione.

Le scadenze devono essere conosciute prima, non dopo

Uno dei principali problemi della gestione tradizionale della formazione nasce quando l’azienda scopre una scadenza soltanto nel momento in cui controlla un attestato.

Il sistema dovrebbe invece segnalare preventivamente:

formazione in scadenza;

formazione già scaduta;

corso ancora da effettuare;

attestato mancante;

aggiornamento da programmare.

L’obiettivo è semplice:

trasformare la scadenza da emergenza a programmazione.

Formazione dei preposti e dei dirigenti

La formazione non riguarda soltanto i lavoratori intesi in senso strettamente operativo.

Il sistema di prevenzione aziendale attribuisce responsabilità e obblighi specifici anche a figure quali preposti e dirigenti.

Il nuovo Accordo Stato-Regioni del 2025 disciplina anche i relativi percorsi formativi.

Per i preposti, in particolare, la disciplina prevede modalità formative specifiche e il Ministero del Lavoro ha chiarito nel 2026 che per la relativa formazione e aggiornamento non è ammessa la modalità e-learning asincrona; sono ammesse, per le parti previste, la presenza fisica e la videoconferenza sincrona.

Questo rende necessario distinguere correttamente:

lavoratore

preposto

dirigente

datore di lavoro

e le altre eventuali figure aziendali.

JOBTIMEHR può associare la formazione alla funzione effettivamente ricoperta dalla persona.

Formazione e addestramento non sono la stessa cosa

È importante distinguere la formazione dall’addestramento.

L’addestramento riguarda l’apprendimento pratico dell’utilizzo corretto di:

• attrezzature;

• macchine;

• impianti;

• sostanze;

• dispositivi di protezione;

• procedure di lavoro.

INAIL ricorda che l’addestramento deve essere effettuato da una persona esperta e sul luogo di lavoro.

Il sistema formativo aziendale deve quindi poter distinguere:

corso teorico

formazione pratica

addestramento

aggiornamento

e relativa documentazione.

La formazione deve essere comprensibile

La formazione non è corretta soltanto perché un lavoratore è stato formalmente presente a un corso.

Deve essere effettivamente comprensibile.

L’articolo 37 del D.Lgs. 81/2008 richiama espressamente le conoscenze linguistiche dei lavoratori.

Le FAQ ministeriali pubblicate nel 2026 sul nuovo Accordo Stato-Regioni ribadiscono che, nei confronti dei lavoratori stranieri, deve essere verificata la comprensione della lingua utilizzata durante la formazione e devono essere adottate modalità che consentano la reale comprensione dei contenuti.

La formazione deve quindi essere adeguata non soltanto al rischio, ma anche alla persona che deve riceverla.

La formazione obbligatoria è tempo di lavoro

Il D.Lgs. 27 giugno 2022, n. 104, in attuazione delle norme europee sulle condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili, ha rafforzato un altro importante principio.

Quando il datore di lavoro è tenuto dalla legge o dal contratto collettivo a fornire al lavoratore formazione necessaria allo svolgimento dell’attività, questa deve essere garantita gratuitamente, essere considerata orario di lavoro e, ove possibile, svolgersi durante lo stesso.

La formazione obbligatoria non deve quindi essere considerata un’attività estranea al rapporto di lavoro.

Fa parte dell’organizzazione del lavoro stesso.

Formazione professionale e sviluppo delle competenze

Non tutta la formazione deriva da un obbligo legislativo.

Un’azienda può decidere di investire nello sviluppo professionale delle proprie persone.

Possono essere organizzati percorsi relativi a:

competenze tecniche

informatica

lingue

management

leadership

vendite

comunicazione

privacy

cybersecurity

procedure aziendali

utilizzo di software

aggiornamento professionale

competenze digitali

e qualunque altra area utile all’organizzazione.

JOBTIMEHR consente di gestire nello stesso ambiente sia la formazione obbligatoria sia quella finalizzata alla crescita professionale.

Formazione e cambio di mansione

Quando un lavoratore cambia ruolo, non cambia soltanto la denominazione della propria posizione.

Possono cambiare:

le attività;

gli strumenti;

i rischi;

le responsabilità;

le competenze richieste.

Il sistema deve quindi consentire all’azienda di verificare se la formazione posseduta sia ancora sufficiente rispetto alla nuova mansione.

JOBTIMEHR permette di mantenere lo storico dei percorsi già effettuati e di individuare quelli eventualmente necessari per il nuovo ruolo.

Formazione dei nuovi assunti

L’ingresso di un nuovo dipendente rappresenta uno dei momenti nei quali la formazione deve essere maggiormente organizzata.

La persona può avere bisogno di:

formazione sulla sicurezza;

informazioni sulle procedure aziendali;

formazione sull’utilizzo dei sistemi informatici;

indicazioni privacy e sicurezza dei dati;

formazione relativa alla mansione;

affiancamento operativo;

corsi specifici previsti dall’organizzazione.

JOBTIMEHR può trasformare queste attività in un vero percorso di onboarding formativo.

Il nuovo lavoratore non viene semplicemente registrato nell’anagrafica.

Viene accompagnato nella conoscenza dell’organizzazione.

Formazione e apprendistato

La formazione assume un ruolo ancora più centrale nel contratto di apprendistato.

Il D.Lgs. 15 giugno 2015, n. 81, agli articoli 41 e seguenti, disciplina l’apprendistato come contratto di lavoro finalizzato alla formazione e all’occupazione.

Nell’apprendistato professionalizzante la componente formativa è parte strutturale del rapporto e la formazione professionalizzante svolta sotto la responsabilità del datore di lavoro può essere integrata dall’offerta formativa pubblica secondo la disciplina prevista dall’articolo 44 e dalle regolamentazioni regionali.

La corretta registrazione della formazione dell’apprendista assume quindi particolare importanza.

Il fascicolo formativo del dipendente

Per ogni lavoratore JOBTIMEHR può costruire una vera e propria cronologia formativa.

Corso

Quale attività è stata svolta.

Categoria

Sicurezza, formazione professionale, competenze, procedure aziendali o altra tipologia.

Data

Quando è stata effettuata.

Durata

Numero di ore.

Soggetto formatore

Chi ha organizzato o erogato l’attività.

Esito

Quando prevista, la verifica di apprendimento.

Attestato

Il documento che certifica la partecipazione o il superamento del percorso.

Scadenza

Quando sia previsto un successivo aggiornamento.

Note

Eventuali informazioni aggiuntive.

Tutto rimane collegato alla persona.

Attestati sempre disponibili

In molte aziende gli attestati vengono conservati:

nelle email;

in cartelle condivise;

in faldoni;

sul computer dell’ufficio personale;

presso il consulente;

presso il responsabile della sicurezza;

in archivi diversi.

Quando serve verificare la posizione di un dipendente comincia la ricerca.

JOBTIMEHR permette di associare la documentazione direttamente alla scheda formativa del lavoratore.

Persona → corso → attestato.

Una relazione immediata e facilmente ricostruibile.

Matrice della formazione

Una gestione evoluta consente di osservare la formazione anche dal punto di vista dell’organizzazione.

Per esempio:

Una matrice di questo tipo permette di individuare immediatamente le aree che richiedono intervento.

JOBTIMEHR può trasformare decine di attestati individuali in una visione complessiva della situazione aziendale.

Formazione per reparto, mansione e ruolo

Non tutti i dipendenti devono frequentare gli stessi corsi.

La formazione può essere associata a:

azienda

sede

reparto

mansione

ruolo

livello di responsabilità

attrezzatura utilizzata

specifico rischio

La piattaforma permette quindi di individuare gruppi omogenei e programmare più facilmente le attività formative.

Pianificazione annuale

La formazione può essere inserita all’interno di un vero piano annuale.

L’azienda può programmare:

corsi obbligatori;

aggiornamenti;

formazione tecnica;

sviluppo professionale;

corsi aziendali;

attività di onboarding.

In questo modo è possibile conoscere in anticipo:

cosa deve essere fatto

da chi

quando

per quante persone

e verificare successivamente quanto sia stato effettivamente realizzato.

Formazione completata, programmata e da programmare

JOBTIMEHR può distinguere chiaramente lo stato delle attività:

COMPLETATA

Il lavoratore ha concluso il percorso.

PROGRAMMATA

Il corso è già stato fissato.

DA PROGRAMMARE

Esiste il fabbisogno ma il corso deve ancora essere organizzato.

IN SCADENZA

L’aggiornamento deve essere effettuato entro un determinato periodo.

SCADUTA

La posizione richiede attenzione.

Con pochi indicatori l’azienda può conoscere immediatamente la propria situazione.

Promemoria e notifiche

Una piattaforma digitale può aiutare l’organizzazione anticipando le scadenze.

Ad esempio:

90 giorni prima

prima segnalazione.

60 giorni prima

promemoria.

30 giorni prima

avviso operativo.

Le tempistiche possono naturalmente essere configurate in funzione delle esigenze aziendali e della specifica attività formativa.

Il principio è sempre lo stesso:

la scadenza deve essere gestita prima che arrivi.

Formazione e documento di valutazione dei rischi

La formazione in materia di salute e sicurezza non può essere completamente separata dalla valutazione dei rischi.

I rischi effettivamente presenti nell’attività, le mansioni svolte, le attrezzature utilizzate e le misure di prevenzione adottate contribuiscono a determinare le esigenze formative.

Per questo l’archivio della formazione acquista valore quando viene letto insieme all’organizzazione reale dell’impresa.

Un dipendente non deve risultare semplicemente “formato”.

Deve risultare adeguatamente formato rispetto a ciò che effettivamente svolge.

Una nuova attrezzatura può generare nuova formazione

L’introduzione di una nuova macchina, un nuovo impianto o una nuova tecnologia può modificare il fabbisogno formativo.

La stessa cosa può avvenire quando cambia una procedura o viene introdotto un rischio precedentemente non presente.

JOBTIMEHR consente di individuare le persone interessate e associare loro il nuovo percorso necessario.

La formazione segue quindi l’evoluzione dell’azienda.

Formazione e privacy

Anche i dati relativi alla formazione appartengono al patrimonio informativo del lavoratore.

Possono comprendere:

attestati;

valutazioni;

risultati;

qualificazioni;

documentazione personale;

informazioni sulla mansione;

storico professionale.

Devono quindi essere gestiti secondo le regole previste dalla normativa sulla protezione dei dati personali.

JOBTIMEHR permette di organizzare i livelli di accesso affinché ogni soggetto possa consultare le informazioni effettivamente necessarie al proprio ruolo.

L’azienda vede la situazione complessiva

L’ufficio HR o il responsabile può avere una visione generale:

quanti corsi sono stati effettuati;

quanti sono programmati;

quali attestati stanno scadendo;

quali lavoratori necessitano di aggiornamento;

quali reparti presentano attività ancora da completare.

La formazione diventa così un dato gestionale.

Il dipendente conosce il proprio percorso

Anche il lavoratore può disporre, secondo le modalità definite dall’azienda, delle informazioni relative alla propria formazione.

Può conoscere:

i corsi effettuati;

le attività programmate;

gli eventuali aggiornamenti;

gli attestati disponibili.

La formazione diventa parte visibile della propria crescita professionale.

Il responsabile può programmare

Il responsabile del reparto può sapere quali persone devono effettuare un corso e organizzare più facilmente turni e attività.

Non deve ricostruire la situazione attraverso comunicazioni separate.

Il dato è già disponibile.

Dalla formazione obbligatoria allo sviluppo delle persone

JOBTIMEHR non considera la formazione soltanto come un adempimento.

Un corso obbligatorio deve essere effettuato e documentato.

Ma la formazione può diventare anche qualcosa di più.

Può evidenziare competenze.

Può individuare nuove professionalità.

Può accompagnare una promozione.

Può preparare un lavoratore a una nuova mansione.

Può sostenere la trasformazione digitale dell’azienda.

Può contribuire alla crescita professionale delle persone.

Dall’attestato alla competenza

Il vero valore della formazione non è il documento PDF salvato alla fine di un corso.

È ciò che quella persona ha imparato e può utilizzare nel proprio lavoro.

Per questo JOBTIMEHR permette di costruire nel tempo una visione più ampia:

persona → formazione → competenza → ruolo → crescita professionale.

JOBTIMEHR — Formazione Dipendenti

Con JOBTIMEHR l’azienda può gestire in un unico ambiente:

corsi

scadenze

aggiornamenti

attestati

formazione obbligatoria

sicurezza sul lavoro

formazione professionale

apprendistato

competenze

storico formativo

programmazione

e documentazione relativa al percorso di ogni lavoratore.

Per il dipendente

Il proprio percorso formativo sempre disponibile.

Per il responsabile

Una visione immediata delle attività da programmare.

Per l’azienda

Scadenze, attestati e formazione sotto controllo.

Per chi gestisce il personale

Un archivio formativo organizzato e collegato direttamente al lavoratore.

JOBTIMEHR — Formazione

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