Smart Working 2026: normativa, accordo individuale, diritti, sicurezza, privacy e giurisprudenza
Guida completa al lavoro agile per aziende, lavoratori e Consulenti del Lavoro
E non è nemmeno un nuovo tipo di contratto di lavoro.
Il lavoro agile, secondo la definizione della Legge 22 maggio 2017, n. 81, è una particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato, stabilita mediante accordo tra le parti, caratterizzata da una maggiore flessibilità nell'organizzazione del luogo e, nei limiti previsti dalla legge e dalla contrattazione collettiva, dei tempi della prestazione.
La prestazione viene svolta in parte all'interno dei locali aziendali e in parte all'esterno, senza una postazione fissa, anche mediante strumenti tecnologici e potendo essere organizzata per fasi, cicli e obiettivi.
Lo smart working è quindi prima di tutto un modello organizzativo.
E proprio perché coinvolge contemporaneamente organizzazione del lavoro, orario, potere direttivo, sicurezza, privacy, strumenti informatici, diritto alla disconnessione, fiscalità, contribuzione e conciliazione vita-lavoro, deve essere gestito attraverso regole precise.
È qui che una piattaforma HR come JOBTIMEHR può trasformare un istituto giuridicamente complesso in un processo aziendale organizzato.
La normativa di riferimento nel 2026
La disciplina fondamentale continua a essere rappresentata dagli articoli 18-24 della Legge n. 81/2017.
Negli anni successivi il quadro è stato integrato da diversi interventi.
Particolarmente importanti sono il D.Lgs. 30 giugno 2022, n. 105, che ha ampliato le priorità nell'accesso al lavoro agile per genitori, lavoratori con disabilità e caregiver; la Legge 13 dicembre 2024, n. 203, che ha fissato espressamente il termine di cinque giorni per le comunicazioni obbligatorie; e la Legge 18 luglio 2025, n. 106, che ha introdotto una nuova priorità per determinate persone affette da patologie oncologiche, invalidanti o croniche dopo la fruizione dello specifico congedo previsto dalla stessa legge.
Per il settore privato rimane inoltre un riferimento molto importante il Protocollo Nazionale sul Lavoro in modalità Agile del 7 dicembre 2021, sottoscritto presso il Ministero del Lavoro dalle principali organizzazioni datoriali e sindacali.
Il Protocollo non sostituisce la legge, ma costituisce un importante quadro di indirizzo per la contrattazione collettiva nazionale, territoriale e aziendale.
Smart working e telelavoro non sono la stessa cosa
I due concetti vengono ancora frequentemente utilizzati come sinonimi.
Giuridicamente non coincidono.
Il lavoro agile previsto dalla Legge 81/2017 non richiede una postazione esterna fissa e nasce proprio da una maggiore flessibilità nell'organizzazione della prestazione.
Il telelavoro, invece, è tradizionalmente caratterizzato da una prestazione resa stabilmente da una determinata postazione esterna e da modalità organizzative generalmente più rigide.
Anche per questo motivo sarebbe riduttivo pensare allo smart working come alla semplice trasposizione della scrivania dell'ufficio nella casa del lavoratore.
Il vero lavoro agile modifica il modo di organizzare il lavoro, non soltanto il luogo nel quale viene svolto.
Esiste un diritto generale allo smart working?
No.
Nel regime ordinario attualmente vigente, lo smart working nasce normalmente da un accordo tra datore di lavoro e lavoratore.
Non esiste quindi, per la generalità dei dipendenti, un diritto unilaterale a decidere di lavorare da casa.
Nello stesso modo, salvo differenti disposizioni o accordi, l'impresa non dovrebbe trattare il lavoro agile come una semplice modifica informale da attivare senza disciplinarne correttamente le condizioni.
Il Protocollo nazionale del settore privato ribadisce espressamente il carattere volontario dell'adesione e precisa che il rifiuto del lavoratore di aderire allo smart working non costituisce di per sé giusta causa o giustificato motivo di licenziamento e non assume rilievo disciplinare.
Esistono tuttavia situazioni nelle quali la legge riconosce priorità e altre nelle quali, soprattutto nel campo della disabilità, lo smart working può addirittura diventare un accomodamento ragionevole giuridicamente esigibile.
Ed è proprio questa distinzione ad avere assunto negli ultimi anni una crescente importanza.
I lavoratori che hanno priorità nell'accesso allo smart working
L'articolo 18, comma 3-bis, della Legge 81/2017, come modificato dal D.Lgs. 105/2022, stabilisce che i datori di lavoro pubblici e privati che stipulano accordi di lavoro agile devono riconoscere priorità alle richieste formulate dalle lavoratrici e dai lavoratori con figli fino a dodici anni di età.
Il limite di età viene meno quando il figlio si trova in una condizione di disabilità grave ai sensi della Legge 104/1992.
La stessa priorità è riconosciuta ai lavoratori con disabilità in situazione di gravità e ai lavoratori che rivestono la condizione di caregiver secondo la normativa vigente.
È importante utilizzare la parola corretta:
priorità non significa automaticamente diritto assoluto allo smart working.
Significa che, quando l'azienda utilizza il lavoro agile e deve valutare le richieste, le categorie individuate dalla legge devono essere considerate prioritariamente.
Divieto di ritorsioni
Il legislatore ha rafforzato questa tutela.
Il lavoratore che richiede di usufruire del lavoro agile nelle situazioni protette non può, per il solo fatto di aver formulato la richiesta, essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito o sottoposto ad altre misure organizzative aventi effetti negativi.
Le misure adottate in violazione di questa protezione sono qualificate dalla legge come ritorsive o discriminatorie e quindi nulle.
La violazione può inoltre incidere sull'accesso del datore di lavoro alla certificazione della parità di genere.
La nuova tutela per patologie oncologiche, invalidanti e croniche
Dal 2025 esiste un'ulteriore disciplina che merita particolare attenzione.
La Legge 18 luglio 2025, n. 106 riconosce ai lavoratori pubblici e privati affetti da malattie oncologiche oppure da malattie invalidanti o croniche, anche rare, che comportino un grado di invalidità pari o superiore al 74%, la possibilità di richiedere lo specifico periodo di congedo previsto dalla legge.
Una volta decorso tale congedo, il comma 4 dell'articolo 1 stabilisce che il lavoratore ha diritto ad accedere prioritariamente al lavoro agile, ove la prestazione lavorativa lo consenta.
Si tratta di una novità importante.
La norma, tuttavia, non deve essere interpretata come un diritto indiscriminato al lavoro da remoto per qualunque lavoratore affetto da qualsiasi patologia.
Occorre verificare i requisiti previsti dalla Legge 106/2025, la precedente fruizione del congedo disciplinato dalla stessa disposizione e, soprattutto, la compatibilità delle mansioni con il lavoro agile.
Disabilità: lo smart working può diventare un accomodamento ragionevole
È proprio su questo terreno che la giurisprudenza ha compiuto uno dei passaggi più importanti degli ultimi anni.
Con la sentenza n. 605 del 10 gennaio 2025, la Corte di Cassazione ha affermato che lo smart working può costituire un accomodamento ragionevole per il lavoratore con disabilità.
Il caso riguardava un dipendente con gravi deficit visivi, per il quale raggiungere la sede di lavoro risultava particolarmente difficoltoso.
L'azienda sosteneva anche che la categoria alla quale apparteneva il lavoratore fosse esclusa dal proprio accordo aziendale sul lavoro agile.
La Cassazione ha però ritenuto necessario verificare concretamente se la prestazione potesse essere svolta a distanza senza imporre all'impresa oneri sproporzionati. Nel caso esaminato, il lavoro era stato peraltro già svolto da remoto durante il periodo pandemico.
Cassazione n. 605/2025: un principio destinato ad avere grande importanza
La decisione non significa che ogni lavoratore con disabilità abbia automaticamente diritto a lavorare da casa.
Significa qualcosa di più articolato.
Il datore di lavoro, ai sensi dell'articolo 3, comma 3-bis, del D.Lgs. 216/2003, deve ricercare soluzioni organizzative ragionevoli che permettano alla persona con disabilità di lavorare in condizioni di effettiva parità, salvo che tali soluzioni comportino un onere sproporzionato.
Lo smart working può essere una di queste soluzioni.
La Corte ha inoltre richiamato l'articolo 17 del D.Lgs. 62/2024, che rafforza il procedimento di individuazione dell'accomodamento ragionevole e l'interlocuzione con la persona interessata.
Un passaggio della sentenza è particolarmente significativo: se le parti non riescono a individuare consensualmente l'accomodamento, il giudice può intervenire per identificare la soluzione adeguata al caso concreto.
Questo introduce una correzione importante al principio generale secondo cui lo smart working nasce dall'accordo.
Nel campo della tutela antidiscriminatoria della disabilità, la mancanza dell'accordo non può diventare lo strumento attraverso il quale viene eluso l'obbligo di accomodamento ragionevole.
Tribunale di Ivrea: smart working integrale come accomodamento
Un orientamento analogo era già emerso nella giurisprudenza di merito.
Con ordinanza del 7 ottobre 2024, n. 1135, il Tribunale di Ivrea ha affrontato il caso di una lavoratrice affetta da gravi patologie oncologiche e croniche alla quale il datore di lavoro consentiva soltanto dieci giorni mensili di smart working.
Le condizioni della lavoratrice rendevano invece opportuno lo svolgimento continuativo della prestazione a distanza.
Il Tribunale ha ritenuto che, nella situazione concreta, lo smart working integrale costituisse un accomodamento ragionevole e che la mancata concessione potesse configurare una discriminazione indiretta.
Tribunale di Mantova 2025
La stessa linea interpretativa è stata successivamente confermata dal Tribunale di Mantova, sentenza n. 77 del 5 marzo 2025.
Anche in questo caso il giudice ha valorizzato lo smart working come possibile misura necessaria a consentire a un lavoratore con disabilità di continuare a svolgere la propria attività salvaguardando contemporaneamente salute e parità di accesso al lavoro.
Queste pronunce non trasformano il lavoro agile in una prestazione sanitaria.
Dimostrano però che, nell'organizzazione moderna del lavoro, anche il luogo della prestazione può diventare una misura di inclusione.
L'accordo individuale resta fondamentale
Fuori dalle particolari ipotesi appena esaminate, il lavoro agile ordinario continua a essere disciplinato mediante accordo tra le parti.
L'articolo 19 della Legge 81/2017 prevede che l'accordo sia redatto per iscritto ai fini della regolarità amministrativa e della prova.
L'accordo deve disciplinare le modalità di esecuzione della prestazione all'esterno dei locali aziendali, l'utilizzo degli strumenti, il potere direttivo, i tempi di riposo e le misure necessarie a garantire la disconnessione.
L'articolo 21 richiede inoltre di disciplinare le modalità di esercizio del potere di controllo e le condotte legate alla prestazione esterna che possono avere rilievo disciplinare.
Cosa dovrebbe contenere un buon accordo di smart working
Un accordo aziendale ben costruito dovrebbe indicare almeno durata, numero o criteri di individuazione delle giornate agili, modalità di alternanza con la presenza, luoghi eventualmente esclusi, fasce di contattabilità, periodo di disconnessione, strumentazione utilizzata, procedure in caso di guasto, modalità di esercizio del potere direttivo e di controllo, regole sulla protezione dei dati, sicurezza, eventuali rimborsi spese, comportamento in caso di malattia o infortunio, formazione, modalità di recesso e disciplina delle eventuali violazioni.
Il Protocollo nazionale del 2021 offre proprio questa impostazione e attribuisce alla contrattazione collettiva un ruolo centrale nell'adattare il lavoro agile alle caratteristiche delle differenti realtà produttive.
L'accordo non dovrebbe quindi limitarsi a una frase del tipo:
“Il dipendente potrà lavorare da casa due giorni alla settimana”.
Una formulazione del genere lascia irrisolte quasi tutte le questioni organizzative e giuridiche realmente importanti.
Accordo a termine o a tempo indeterminato
L'accordo può essere stipulato a tempo determinato oppure a tempo indeterminato.
Nel secondo caso ciascuna parte può normalmente recedere con un preavviso non inferiore a 30 giorni.
Nel caso di lavoratori con disabilità ai sensi della Legge 68/1999, il datore di lavoro deve rispettare un preavviso non inferiore a 90 giorni, proprio per permettere al lavoratore di riorganizzare le proprie esigenze di vita e di cura.
In presenza di un giustificato motivo, è possibile recedere prima della scadenza da un accordo a termine oppure senza preavviso da un accordo a tempo indeterminato.
Attenzione a ciò che l'azienda promette nel contratto
Una sentenza molto interessante sul tema è quella del Tribunale di Ancona del 1° marzo 2025, n. 152.
Nel caso esaminato, le parti avevano sottoscritto condizioni contrattuali che garantivano una determinata articolazione del lavoro agile ed escludevano espressamente il diritto di recesso datoriale.
Successivamente l'azienda aveva preteso il rientro in sede e aveva licenziato il lavoratore che non si era conformato.
Il Tribunale ha ritenuto illegittimo il licenziamento, evidenziando che l'impresa non poteva semplicemente ignorare una condizione contrattuale più favorevole che aveva precedentemente assunto.
Il messaggio per le aziende è molto concreto:
la clausola sullo smart working deve essere scritta pensando anche a ciò che accadrà tra due o tre anni.
Una concessione formalizzata come diritto contrattuale stabile non può necessariamente essere trattata in seguito come una semplice policy aziendale revocabile a piacimento.
La comunicazione obbligatoria al Ministero
L'accordo individuale non deve più essere materialmente allegato alla comunicazione ministeriale.
Il datore di lavoro deve comunicare telematicamente i nominativi dei lavoratori interessati e le date di inizio e cessazione del periodo di lavoro agile.
La Legge 13 dicembre 2024, n. 203, attraverso l'articolo 14, ha introdotto espressamente il termine di cinque giorni.
Per i datori di lavoro privati, la comunicazione deve quindi essere effettuata entro cinque giorni dall'effettivo avvio del periodo di smart working e, in caso di variazione della durata o cessazione, entro i cinque giorni successivi all'evento modificativo.
Conta la data effettiva di inizio, non la data della firma
La Circolare del Ministero del Lavoro n. 6 del 27 marzo 2025 ha fornito un'importante precisazione.
Il termine dei cinque giorni non decorre necessariamente dalla data nella quale le parti sottoscrivono materialmente l'accordo.
Decorre dall'effettiva data di avvio del lavoro agile.
Ciò consente, ad esempio, di sottoscrivere anticipatamente l'accordo e di programmare l'inizio dello smart working per una data successiva.
Per JOBTIMEHR questo dato è particolarmente importante:
data firma, data decorrenza e data della comunicazione sono tre informazioni diverse e devono poter essere monitorate separatamente.
L'accordo deve essere conservato
Anche se non viene più inviato materialmente al Ministero, l'accordo individuale continua a essere necessario e deve essere conservato dal datore di lavoro.
La semplificazione telematica non deve quindi essere confusa con l'eliminazione dell'accordo.
Il Ministero continua a richiamarne espressamente la necessità ai fini della regolarità amministrativa e della prova.
Le sanzioni per omessa comunicazione
La mancata comunicazione secondo le modalità previste dall'articolo 23 della Legge 81/2017 comporta l'applicazione della sanzione amministrativa prevista dall'articolo 19, comma 3, del D.Lgs. 276/2003.
La sanzione è compresa tra 100 e 500 euro per ciascun lavoratore interessato.
Per un'azienda con molti dipendenti, quindi, una dimenticanza amministrativa può diventare rapidamente significativa.
La sentenza più recente: Cassazione n. 22622 del 2 luglio 2026
Una delle pronunce più recenti in materia è la sentenza della Corte di Cassazione n. 22622 del 2 luglio 2026.
Il caso riguardava un lavoratore licenziato per assenze ingiustificate.
Il dipendente sosteneva invece di avere lavorato in smart working con il consenso dell'azienda.
La vicenda si collocava nel periodo dell'emergenza Covid, durante il quale la normativa consentiva ai datori di lavoro privati di applicare il lavoro agile senza il normale accordo individuale previsto dalla disciplina ordinaria.
La Cassazione ha valorizzato lo scambio di email e il comportamento tenuto nel tempo dalle parti, ritenendoli elementi idonei a dimostrare che il lavoratore stesse effettivamente operando in modalità agile con il consenso datoriale.
Cassazione 22622/2026: attenzione a non interpretarla male
La sentenza non significa che oggi sia possibile ignorare l'accordo scritto.
Il caso riguardava una fase emergenziale nella quale era espressamente prevista una deroga alla disciplina ordinaria.
Il principio più interessante della decisione è un altro.
Un datore di lavoro che abbia concretamente autorizzato per mesi una determinata modalità organizzativa non può necessariamente comportarsi successivamente come se quella situazione non fosse mai esistita, soprattutto quando da ciò faccia derivare conseguenze disciplinari.
La Cassazione ha inoltre ricordato che i limiti alla prova del contratto scritto non impediscono necessariamente di utilizzare altri elementi quando l'accordo viene richiamato non come fonte autonoma di obbligazioni, ma come fatto storico rilevante per accertare ciò che realmente è avvenuto.
Per le aziende il messaggio è chiarissimo:
email, autorizzazioni, calendari e comportamenti organizzativi possono avere un peso giuridico.
Per questo le procedure HR devono essere coerenti con gli accordi formalmente sottoscritti.
Orario di lavoro: smart non significa lavorare senza limiti
La Legge 81/2017 elimina i precisi vincoli di orario tipici della tradizionale prestazione in sede, ma non elimina i limiti massimi di durata del lavoro previsti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.
Lo smart working non può quindi trasformarsi in disponibilità permanente.
Il Protocollo nazionale ammette l'organizzazione attraverso fasce di contattabilità e prevede una fascia di disconnessione nella quale il lavoratore non deve rendere la prestazione.
Diritto alla disconnessione
La disconnessione è uno degli elementi essenziali del lavoro agile.
L'articolo 19 della Legge 81/2017 impone che l'accordo individui i tempi di riposo e le misure tecniche e organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione dagli strumenti tecnologici di lavoro.
Non è sufficiente, quindi, scrivere genericamente:
“Il lavoratore può disconnettersi al termine dell'orario”.
L'azienda dovrebbe definire concretamente come funzionano contattabilità, riunioni, messaggistica, email, telefonate e reperibilità.
Per esempio, una corretta organizzazione dovrebbe rendere chiaro quando il lavoratore deve essere raggiungibile e quando invece può spegnere gli strumenti senza che questo comportamento venga considerato negativamente.
Smart working non significa reperibilità continua
Uno degli errori culturali più frequenti consiste nell'associare la possibilità di lavorare da qualunque luogo alla possibilità per l'impresa di contattare il dipendente in qualunque momento.
È l'esatto contrario della filosofia dell'istituto.
Il lavoratore agile conserva il diritto ai periodi di riposo.
Una gestione corretta dovrebbe quindi spostare il controllo:
dalla permanenza davanti allo schermo alla corretta esecuzione della prestazione e agli obiettivi assegnati.
Straordinario e smart working
Il Protocollo nazionale del settore privato stabilisce che, tenendo conto della particolare organizzazione del lavoro agile, di norma non possono essere previste e autorizzate prestazioni di lavoro straordinario durante le giornate svolte in modalità agile, salvo differenti discipline applicabili.
Questo passaggio è importante perché impedisce di utilizzare contemporaneamente due modelli organizzativi contraddittori.
Da una parte lavoro per obiettivi e flessibilità.
Dall'altra una continua contabilizzazione di minuti aggiuntivi.
Naturalmente occorre sempre verificare il CCNL applicato, gli accordi aziendali e la concreta organizzazione della prestazione.
Ferie, permessi e malattia continuano a esistere
Il fatto che il dipendente lavori da casa non elimina ferie, permessi, malattia e gli altri istituti del rapporto di lavoro.
Se il lavoratore è malato non deve semplicemente decidere di “lavorare un po' meno da casa”.
Se fruisce di un permesso, quella fascia temporale deve essere gestita secondo le regole previste dalla legge o dal contratto collettivo.
Il Protocollo nazionale conferma espressamente la possibilità di fruire, anche nelle giornate di lavoro agile, dei permessi orari previsti dalla normativa e dalla contrattazione.
Dove può lavorare il dipendente?
La Legge 81/2017 non individua una postazione esterna obbligatoria.
Il Protocollo riconosce al lavoratore la possibilità di individuare il luogo dal quale svolgere la prestazione, purché esso abbia caratteristiche tali da consentire il regolare svolgimento dell'attività, la sicurezza e la riservatezza delle informazioni.
L'accordo può comunque escludere determinati luoghi.
L'azienda potrebbe, ad esempio, vietare luoghi pubblici quando vengono trattati dati particolarmente riservati oppure stabilire specifiche condizioni tecniche per l'accesso ai sistemi aziendali.
Lavorare dall'estero non è automaticamente equivalente a lavorare da casa
Un accordo che consente al dipendente di lavorare dalla propria abitazione in Italia non dovrebbe essere automaticamente interpretato come autorizzazione a lavorare da qualsiasi Paese del mondo.
Il cosiddetto work from anywhere può coinvolgere ulteriori problematiche di natura fiscale, previdenziale, assicurativa, giuslavoristica, migratoria e di sicurezza informatica.
Prima di autorizzare periodi di smart working dall'estero occorre quindi effettuare una valutazione specifica.
Il pulsante:
“Oggi lavoro da remoto”
non dovrebbe trasformarsi automaticamente in:
“oggi lavoro da qualsiasi Stato”.
Strumenti di lavoro
Il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore.
Il Protocollo del settore privato indica inoltre come regola generale che la strumentazione necessaria venga fornita dal datore di lavoro.
Le parti possono anche concordare l'utilizzo di dispositivi personali del lavoratore, ma in questo caso devono essere stabiliti requisiti tecnici e di sicurezza e possono essere previste forme di indennizzo delle spese.
Notebook.
Smartphone.
VPN.
Autenticazione a più fattori.
Software.
Connessioni.
Aggiornamenti.
Antivirus.
Backup.
Tutti questi elementi diventano parte della gestione del rapporto di lavoro.
Rimborso delle spese: attenzione alla fiscalità
La Legge 81/2017 non stabilisce un'indennità generale obbligatoria per chi lavora in smart working.
L'eventuale rimborso di internet, energia, telefono o altre spese deve quindi essere disciplinato dall'accordo, dalla contrattazione collettiva o dalle policy aziendali.
Dal punto di vista fiscale è necessario prestare particolare attenzione.
L'Agenzia delle Entrate ha riconosciuto la non imponibilità di alcuni rimborsi quando rappresentano effettivamente costi sostenuti nell'esclusivo interesse del datore di lavoro e sono individuati attraverso criteri analitici e oggettivi.
Con la risposta n. 798/2021, ad esempio, sono stati considerati non imponibili determinati rimborsi per connessione internet, toner e materiale utilizzato per l'attività a distanza quando l'importo era determinato attraverso elementi oggettivi idonei a quantificare il costo sostenuto dal lavoratore e il corrispondente risparmio aziendale.
Già la Risoluzione n. 357/E/2007 aveva riconosciuto, in materia di telelavoro, la non imponibilità di determinate spese telefoniche sostenute nell'esclusivo interesse del datore di lavoro.
La prudenza è quindi necessaria:
un rimborso forfettario genericamente chiamato “rimborso smart working” non è automaticamente esente da imposte e contributi.
Aspetti previdenziali
Lo smart working, di per sé, non modifica la natura del rapporto di lavoro.
La normale retribuzione continua quindi a essere assoggettata alle regole fiscali e previdenziali ordinarie.
Non esiste un'aliquota contributiva speciale per il solo fatto che la prestazione venga resa in modalità agile.
Il tema previdenziale può invece diventare rilevante per eventuali somme aggiuntive, indennità e rimborsi: se una somma assume natura imponibile ai fini del reddito di lavoro dipendente, normalmente occorrerà verificarne anche la rilevanza contributiva secondo la disciplina vigente.
Una particolare agevolazione contributiva dal 2026: i comuni montani
Tra le novità più recenti merita una segnalazione la Legge 12 settembre 2025, n. 131, dedicata alle zone montane.
L'articolo 26 prevede, per gli anni 2026 e 2027, un esonero totale dalla contribuzione previdenziale a carico del datore di lavoro, fino a 8.000 euro annui per lavoratore, in presenza di condizioni molto specifiche.
La misura riguarda, in particolare, lavoratori a tempo indeterminato che non avevano compiuto 41 anni alla data di entrata in vigore della legge, che svolgono stabilmente il lavoro agile in determinati piccoli comuni montani e che trasferiscono in tali comuni abitazione principale e domicilio stabile provenendo da un comune non montano.
La stessa norma prevede una riduzione dell'agevolazione negli anni successivi e precisa che i premi INAIL non rientrano nell'esonero. La concreta applicazione della misura deve comunque essere coordinata con i relativi atti attuativi e con le condizioni in materia di aiuti “de minimis”.
È un esempio interessante di come lo smart working venga utilizzato non più soltanto come politica aziendale, ma anche come strumento di politica territoriale.
Salute e sicurezza: lavorare da casa non elimina gli obblighi del datore
Il fatto che il dipendente non sia fisicamente all'interno dell'azienda non cancella gli obblighi in materia di salute e sicurezza.
L'articolo 22 della Legge 81/2017 prevede che il datore di lavoro garantisca la salute e la sicurezza del lavoratore agile.
A tal fine deve consegnare al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, con periodicità almeno annuale, un'informativa scritta che individui i rischi generali e quelli specifici connessi alla particolare modalità di svolgimento della prestazione.
Il lavoratore, a sua volta, deve cooperare all'attuazione delle misure di prevenzione.
Ergonomia e videoterminali
Il lavoro agile può generare rischi differenti rispetto alla tradizionale postazione aziendale.
Postura.
Illuminazione.
Posizione dello schermo.
Seduta.
Uso prolungato del notebook.
Affaticamento visivo.
Isolamento.
Stress tecnologico.
Iperconnessione.
La prevenzione deve quindi essere affrontata concretamente e non attraverso un documento semplicemente firmato e dimenticato.
La stessa diffusione dello smart working ha portato INAIL e Ministero a sviluppare iniziative specificamente dedicate alla sensibilizzazione sui rischi del lavoro da remoto.
Copertura INAIL
Il lavoratore agile continua a essere tutelato contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali.
La tutela assicurativa opera anche per la prestazione svolta al di fuori dei locali aziendali quando l'evento è connesso all'attività lavorativa.
La disciplina contempla inoltre la tutela dell'infortunio nel percorso tra l'abitazione e il luogo prescelto per svolgere la prestazione esterna quando ricorrono le condizioni previste dalla legge.
La Circolare INAIL n. 48 del 2 novembre 2017 costituisce ancora il principale riferimento operativo in materia.
Questo rende particolarmente utile che l'accordo individui in modo sufficientemente chiaro il perimetro nel quale può essere svolta la prestazione.
Privacy: il datore può controllare il lavoratore in smart working?
Sì, il potere di controllo continua a esistere.
Ma non diventa illimitato.
L'articolo 21 della Legge 81/2017 richiama le modalità di esercizio del potere di controllo sulla prestazione esterna.
Tale controllo deve comunque essere esercitato nel rispetto dell'articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori e della normativa sulla protezione dei dati personali.
Il Protocollo nazionale impone espressamente che l'accordo disciplini le forme e le modalità del controllo nel rispetto sia dello Statuto sia della normativa privacy.
Il computer aziendale non autorizza una sorveglianza continua
È un punto fondamentale.
Il fatto che il datore abbia fornito il computer non significa che possa installare qualsiasi sistema di monitoraggio.
Applicazioni che registrano continuamente schermate, attività della tastiera, tempi di inattività, accessi, posizione geografica o altri comportamenti possono determinare forme di controllo a distanza soggette alle garanzie previste dall'articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori.
Il Garante per la protezione dei dati personali, anche con il provvedimento del 29 aprile 2025, ha ribadito che l'eccezione prevista per gli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione deve essere interpretata tenendo conto della reale funzione dello strumento.
Quando un sistema acquisisce dati in modo automatico e non percepibile dal lavoratore per finalità ulteriori rispetto a quelle strettamente necessarie all'esecuzione della prestazione, possono entrare in gioco le garanzie del comma 1 dell'articolo 4.
Anche i metadati delle email possono diventare controllo
Il tema è diventato particolarmente importante negli ultimi anni.
Il Garante ha osservato che la conservazione generalizzata e prolungata dei metadati delle caselle di posta elettronica aziendale può consentire una ricostruzione molto dettagliata dell'attività del lavoratore.
Nei propri provvedimenti del 2025 e del 2026 l'Autorità ha ribadito che la raccolta dei soli metadati strettamente necessari al funzionamento e alla sicurezza del sistema può, normalmente, essere contenuta entro periodi limitati; conservazioni più estese per ulteriori finalità possono invece ricadere nelle garanzie previste dall'articolo 4, comma 1, dello Statuto dei Lavoratori.
Il problema non riguarda quindi soltanto chi lavora in ufficio.
Con il lavoro agile, dove quasi tutta la prestazione passa attraverso strumenti digitali, diventa ancora più rilevante.
Controllare il risultato, non la presenza digitale
Lo smart working mal progettato produce un paradosso.
L'azienda elimina il controllo visivo del dipendente alla scrivania e lo sostituisce con una sorveglianza elettronica ancora più invasiva.
È esattamente ciò che dovrebbe essere evitato.
Un'organizzazione realmente agile dovrebbe spostare progressivamente la gestione verso:
obiettivi;
responsabilità;
risultati;
scadenze;
qualità della prestazione.
Non verso il numero di volte in cui il mouse viene mosso.
Potere disciplinare
Il dipendente in smart working rimane un lavoratore subordinato.
Continua quindi a essere tenuto a rispettare obblighi di diligenza, correttezza, fedeltà, riservatezza e le disposizioni aziendali legittimamente impartite.
Proprio perché alcune condotte possono assumere caratteristiche differenti fuori dai locali aziendali, l'articolo 21 della Legge 81/2017 stabilisce che l'accordo individui le condotte connesse all'esecuzione della prestazione esterna che possono dare luogo a sanzioni disciplinari.
Una buona policy dovrebbe quindi disciplinare preventivamente situazioni come mancata reperibilità durante le fasce previste, utilizzo improprio degli strumenti, violazioni della sicurezza informatica e svolgimento dell'attività da luoghi espressamente vietati.
Parità di trattamento
Il lavoratore agile ha diritto a un trattamento economico e normativo complessivamente non inferiore a quello riconosciuto ai lavoratori che svolgono le stesse mansioni esclusivamente all'interno dell'azienda.
Il Protocollo nazionale estende questo principio anche alle opportunità di carriera, alla formazione, ai premi di risultato, al welfare aziendale e ai benefit previsti dalla contrattazione collettiva.
Smart working non dovrebbe quindi significare:
meno formazione;
meno opportunità;
meno carriera;
meno partecipazione alla vita aziendale.
Il rischio del cosiddetto proximity bias, cioè favorire chi viene visto fisicamente più spesso, deve essere gestito anche sul piano organizzativo.
Buoni pasto: spettano anche in smart working?
Non esiste una risposta valida per tutte le aziende.
La giurisprudenza ha escluso che il buono pasto rappresenti automaticamente una componente ordinaria della retribuzione.
Il Tribunale di Venezia, 8 luglio 2020, ha ritenuto che il lavoro agile non comportasse di per sé il diritto al buono pasto, richiamando la natura assistenziale del beneficio e le concrete condizioni previste per la sua attribuzione. La giurisprudenza di Cassazione aveva già evidenziato la natura non strettamente retributiva del buono pasto.
Questo non significa però che il buono pasto sia sempre escluso.
Occorre verificare il CCNL, gli accordi aziendali, il regolamento interno e le condizioni attraverso le quali il beneficio viene riconosciuto.
L'azienda può naturalmente prevedere condizioni di miglior favore.
La domanda corretta, quindi, non è:
“chi lavora da casa ha diritto al buono?”
ma:
“quali condizioni prevedono il nostro contratto collettivo e la nostra disciplina aziendale?”
Formazione
Il lavoro agile richiede competenze.
Non soltanto informatiche.
Serve imparare a organizzare il tempo.
Gestire obiettivi.
Proteggere le informazioni.
Utilizzare correttamente gli strumenti.
Comunicare a distanza.
Gestire gruppi di lavoro ibridi.
Il Protocollo nazionale attribuisce particolare importanza alla formazione dei lavoratori e dei responsabili proprio perché il successo dello smart working dipende molto meno dal software utilizzato di quanto spesso si immagini.
Cybersecurity e smart working
Più il lavoro viene distribuito all'esterno dell'azienda, più aumenta il numero dei punti dai quali è possibile accedere ai sistemi informativi.
La gestione dovrebbe quindi essere coordinata con le politiche di sicurezza informatica.
VPN, autenticazione multifattore, gestione delle password, cifratura dei dispositivi, aggiornamenti, backup, limitazione degli accessi e procedure in caso di smarrimento del computer sono elementi che dovrebbero essere considerati parte integrante della politica di smart working.
Anche il lavoratore deve essere formato affinché comprenda che:
lavorare fuori dall'azienda non significa portare fuori dall'azienda anche le sue informazioni senza protezione.
Smart working e sostenibilità
Lo smart working può contribuire alla riduzione degli spostamenti casa-lavoro.
Meno traffico.
Meno carburante.
Meno emissioni.
Minore necessità di spazi.
Minori consumi collegati ad alcune attività di ufficio.
Il Protocollo nazionale del 2021 richiama espressamente anche la dimensione della sostenibilità ambientale e la riduzione degli spostamenti come elementi collegati allo sviluppo del lavoro agile.
Questo non significa però che ogni giornata di smart working produca automaticamente un beneficio ambientale misurabile.
Per trasformare l'affermazione in un dato ESG occorre rilevare e organizzare le informazioni.
Smart working e dati ESG
Se l'azienda conosce:
numero dei lavoratori agili;
giornate lavorate da remoto;
distanza casa-lavoro;
tipologia di mobilità evitata;
organizzazione delle sedi;
riduzione degli spostamenti;
può costruire indicatori potenzialmente utili nelle proprie analisi organizzative e di sostenibilità.
È un altro esempio di come il dato HR, una volta digitalizzato, possa avere un valore che va molto oltre il semplice adempimento amministrativo.
La Pubblica Amministrazione
La Legge 81/2017 si applica, in quanto compatibile, anche ai rapporti di lavoro alle dipendenze delle pubbliche amministrazioni.
Nel settore pubblico, tuttavia, il lavoro agile è fortemente integrato dalle disposizioni specifiche delle singole amministrazioni e dalla contrattazione collettiva.
Anche i CCNL pubblici più recenti stanno progressivamente inserendo discipline più strutturate in materia di lavoro a distanza.
Per questo non è corretto trasferire automaticamente nel settore pubblico ogni regola organizzativa applicata nell'impresa privata.
La fine dello smart working emergenziale
Un altro equivoco ancora diffuso deriva dal periodo Covid.
Durante l'emergenza furono introdotte numerose deroghe che permisero, in determinati periodi, l'attivazione semplificata del lavoro agile e riconobbero specifiche tutele a determinate categorie di lavoratori.
Quel sistema non rappresenta più la disciplina ordinaria.
Oggi il punto di partenza torna a essere la Legge 81/2017, con l'accordo individuale, le comunicazioni ministeriali e le specifiche priorità o tutele introdotte dalla normativa successiva.
Questo rende ancora più importante non utilizzare modelli o procedure creati nel 2020 come se fossero ancora pienamente conformi al quadro 2026.
Una Smart Working Policy aziendale
L'accordo individuale regola il rapporto con il singolo dipendente.
Ma quando un'azienda coinvolge decine o centinaia di persone diventa opportuno costruire anche una policy aziendale generale.
La policy può definire criteri omogenei per individuare le mansioni compatibili, numero massimo di giornate, procedure di richiesta e autorizzazione, strumenti, sicurezza, luoghi ammessi, disconnessione, protezione dei dati, trasferte, rimborsi, formazione, comportamento e criteri di sospensione o modifica.
Il vantaggio è duplice.
L'impresa evita di creare decine di accordi completamente differenti.
Il lavoratore comprende subito le regole del sistema.
Attenzione alla discriminazione
Una policy apparentemente neutrale può comunque produrre effetti discriminatori.
È quanto emerge chiaramente dalla giurisprudenza relativa ai lavoratori con disabilità.
Una regola aziendale del tipo:
“questa categoria professionale non può mai lavorare in smart working”
può essere legittima nella normalità, ma diventare problematica se applicata automaticamente anche quando una persona con disabilità propone una soluzione tecnicamente praticabile quale accomodamento ragionevole.
La Cassazione n. 605/2025 insegna proprio questo:
la policy generale non sostituisce la valutazione concreta della persona e dell'organizzazione.
Dalla presenza alla performance
Lo smart working costringe le aziende a mettere in discussione una delle abitudini più antiche nella gestione del personale:
confondere la presenza con la produttività.
Essere seduti otto ore davanti a una scrivania non significa necessariamente produrre valore.
Nello stesso modo, lavorare da casa non significa automaticamente essere più efficienti.
Lo smart working funziona quando l'impresa riesce a definire:
cosa deve essere fatto;
entro quando;
con quale livello qualitativo;
con quali responsabilità.
A quel punto il controllo cambia natura.
Diventa gestione della performance.
JOBTIMEHR e la gestione dello smart working
Lo smart working diventa realmente semplice quando ogni elemento del processo può essere collegato al dipendente.
La nostra idea è che JOBTIMEHR possa permettere all'azienda di avere, nella stessa piattaforma, tutte le informazioni necessarie.
Accordo individuale.
Data di sottoscrizione.
Decorrenza.
Scadenza.
Giornate autorizzate.
Richieste.
Approvazioni.
Responsabile.
Documentazione.
Informativa sulla sicurezza.
Strumentazione consegnata.
Formazione.
Scadenza dell'accordo.
Eventuale recesso.
Comunicazione ministeriale.
Tutto riconducibile a un unico profilo HR.
La richiesta digitale
Il dipendente può chiedere una giornata di lavoro agile attraverso la piattaforma.
Il responsabile può valutarla in funzione dell'organizzazione del reparto.
La richiesta viene approvata o respinta.
La decisione rimane registrata.
In questo modo si evita che il lavoro agile venga gestito attraverso:
“Domani posso lavorare da casa?”
inviato tramite WhatsApp al responsabile alle 22:47.
La flessibilità rimane.
L'improvvisazione scompare.
Lo smart working nel calendario aziendale
Una gestione digitale permette inoltre di sapere rapidamente:
chi è in sede;
chi lavora da remoto;
chi è in ferie;
chi è assente;
chi è in trasferta.
Questo è particolarmente importante nei modelli ibridi.
Lo smart working non deve impedire all'azienda di organizzare riunioni, presidi, turnazioni e utilizzo degli spazi.
La libertà del singolo deve convivere con le esigenze del gruppo.
Collegamento con presenze, ferie e permessi
Uno dei principali vantaggi di JOBTIMEHR è proprio evitare che ogni istituto venga gestito attraverso un software differente.
Se il dipendente risulta in smart working, quel giorno non dovrebbe contemporaneamente risultare presente fisicamente in sede.
Se è in ferie, non può risultare in smart working.
Se utilizza un permesso orario, l'informazione deve essere coerente con la giornata lavorativa.
La piattaforma può quindi effettuare controlli logici che riducono gli errori.
Collegamento con il Consulente del Lavoro
Il Consulente del Lavoro deve poter conoscere le informazioni che hanno rilevanza amministrativa.
Data di attivazione.
Data di cessazione.
Modifica dell'accordo.
Eventuali rimborsi.
Assenze.
Informazioni che incidono sul payroll.
La piattaforma può trasformare queste informazioni in un flusso ordinato.
L'azienda gestisce il lavoro.
JOBTIMEHR organizza i dati.
Il Consulente verifica gli effetti amministrativi.
Lo smart working non è un premio
Un ultimo errore organizzativo merita di essere superato.
Lo smart working non dovrebbe essere utilizzato come premio per il dipendente “bravo”.
E neppure come concessione personale del responsabile.
È una modalità di organizzazione della prestazione.
Se funziona per una determinata mansione deve essere disciplinata attraverso criteri comprensibili.
Se non funziona occorre saper spiegare perché.
Questo approccio riduce conflitti, favoritismi percepiti e rischio di discriminazioni.
Lo smart working non significa lavorare meno
Lavoro agile significa:
lavorare diversamente.
Il dipendente mantiene responsabilità.
Il datore mantiene il potere organizzativo.
Cambiano gli strumenti con i quali la prestazione viene realizzata e controllata.
Per questo lo smart working richiede probabilmente più organizzazione, non meno.
Regole poco chiare generano conflitto.
Regole chiare generano autonomia.
Il principio che emerge dalla giurisprudenza
Se dovessimo sintetizzare l'evoluzione giurisprudenziale degli ultimi anni, emergerebbe un principio molto preciso.
Lo smart working nasce generalmente dall'accordo.
Ma l'accordo deve essere rispettato.
L'azienda non può ignorare ciò che ha concretamente autorizzato.
Una policy generale non può cancellare gli obblighi antidiscriminatori.
La disabilità può richiedere una valutazione individuale e un accomodamento ragionevole.
Il lavoro agile non cancella sicurezza, privacy, orario, disciplina e responsabilità.
Le sentenze Cass. 605/2025, Trib. Ivrea 1135/2024, Trib. Mantova 77/2025, Trib. Ancona 152/2025 e, da ultimo, Cass. 22622/2026, mostrano tutte, da prospettive differenti, la stessa evoluzione:
lo smart working è ormai una componente strutturale del diritto del lavoro e dell'organizzazione aziendale.
JOBTIMEHR: lo Smart Working diventa un processo HR
La vera sfida non è permettere al dipendente di collegarsi da casa.
La vera sfida è gestire correttamente tutto ciò che accade prima e dopo.
La richiesta.
L'accordo.
L'autorizzazione.
La comunicazione.
La sicurezza.
La privacy.
La disconnessione.
Le presenze.
I permessi.
Gli strumenti.
Le scadenze.
Il payroll.
JOBTIMEHR nasce proprio per collegare questi elementi.
Perché un'organizzazione agile non è un'organizzazione senza regole.
È un'organizzazione nella quale le regole diventano più semplici da applicare.
JOBTIMEHR
Lavora ovunque. Organizza tutto.
Più flessibilità per le persone.
Più controllo per l'azienda.
Più semplicità per chi gestisce le risorse umane.
Approfondimento aggiornato al 4 settembre 2026. Le indicazioni devono essere coordinate con il CCNL applicato, gli accordi aziendali e le caratteristiche del singolo rapporto di lavoro.